וואטסאפ לקליניקות: תורים, תזכורות ופחות אי-הגעות ממספר אחד

חמשת זרמי ההודעות שכל קליניקה מריצה בוואטסאפ

כמעט כל מה שקליניקה שולחת נופל לחמישה זרמים: בקשות תור שנכנסות, אישורים שיוצאים, תזכורות לפני ההגעה, הנחיות מקדימות כמו צום או מסמכים להביא, ומעקב אחרי טיפול כולל ריקול לבדיקה הבאה.

הזרם הראשון הוא נכנס וצריך ניתוב ואחראי. ארבעת האחרים יוצאים וחוזרים על עצמם בכל ביקור, ובדיוק בשביל זה עוזרות תבניות הודעה ושליחה מתוזמנת. אישורים ותזכורות שנשלחים מחוץ לחלון השירות של 24 שעות יוצאים כתבניות תפעוליות מאושרות מראש, שעליהן Meta גובה לכל הודעה תעריף תפעולי נמוך שמשתנה לפי מדינה; ואם המטופל כתב לכם ב-24 השעות האחרונות, אותה תשובה היא ללא דמי תבנית של Meta. כך או כך השליחה מתוזמנת, ולא תלויה באף אחד שיזכור.

דפוס התזכורות שמוריד אי-הגעות

הדפוס שעובד הוא שתי נגיעות: בקשת אישור יום לפני, ותזכורת קצרה כמה שעות לפני התור. ההודעה של יום לפני מבקשת תשובה, וזה נותן לקבלה זמן למלא את החלון מחדש כשהתשובה היא לא, או כשאין תשובה בכלל.

שתי ההודעות הן תבניות עם שם המטופל, השעה והמטפל. התשובות חוזרות לתיבה המשותפת כחריגים: הצוות מטפל רק במי שענה "צריך להזיז", לא במי שאישר.

יותר מאדם אחד על המספר של הקליניקה

מספר קליניקה שמשותף דרך האפליקציה על טלפון תורן נותן לכל פקידות הקבלה את אותה תיבה עם סטטוס נקרא משותף: אחת מציצה בבקשת תור, היא מסומנת כנקראה אצל כולן, ואף אחת לא עונה. בתיבה משותפת על ה-API כל פקידה נכנסת בשם עצמה, לכל בקשה יש אחראי אחד, ומשמרת בוקר רואה בדיוק מה משמרת ערב כבר אמרה למטופל.

זה גם שומר את שיחות המטופלים בתוך סביבת העבודה של הקליניקה. הצוות לא צריך וואטסאפ פרטי מול מטופלים, וכשמישהי עוזבת, השיחות שלה מוקצות מחדש במקום להיעלם עם הטלפון.

איך כמה משתמשים עובדים על מספר וואטסאפ עסקי אחד

האם קליניקות יכולות להשתמש בוואטסאפ באופן חוקי?

בקצרה: כן להודעות מנהלתיות, בזהירות, ואחרי בדיקה משפטית או בדיקת פרטיות משלכם. ברירת המחדל הבטוחה היא לשמור את וואטסאפ לקביעת תורים, אישורים, תזכורות ולוגיסטיקה, ולהשאיר פרטים קליניים, אבחנות, תוצאות ותמונות מחוצה לו.

בארה״ב, אם הקליניקה כפופה ל-HIPAA, מידע רפואי מוגן לא אמור לעבור בוואטסאפ אלא אם כל גורם שנוגע בו, כולל ספק התיבה והתשתית שלו, חתום על הסכם BAA. Meta לא מציעה בפומבי הסכם BAA ל-WhatsApp Business, ולכן רוב הקליניקות מתייחסות לוואטסאפ כערוץ מנהלתי ומנתבות כל דבר קליני למערכת תואמת.

באיחוד האירופי ובבריטניה, הודעות מטופלים הן מידע בריאותי תחת GDPR, שדורש בסיס חוקי ותנאי לפי סעיף 9, הסכם עיבוד נתונים עם הספק, מזעור נתונים, אפשרות הסרה ברורה ובקרות גישה. כך או כך הבסיס זהה: כניסה אישית לכל איש צוות, יומני ביקורת, כללי שמירה ומשמעת לגבי מה שנכנס להודעה. שום דבר מזה אינו ייעוץ משפטי, אז אשרו את ההגדרה המדויקת שלכם עם עורך דין.

איך marv.Inbox מטפל בנתונים ובגישה