כללי הקצאת שיחות וואטסאפ שמנהל יכול להגדיר
כללי הקצאה הם ההגדרות שמנהל מגדיר פעם אחת כדי שכל שיחה חדשה תגיע לאחראי הנכון מעצמה, במקום שהצוות ינחש. כלל מחבר תנאי לפעולה: התנאי הוא מה שהשיחה תואמת, למשל הצוות שאליו היא שייכת, מילת מפתח, הערוץ או שעת היום, והפעולה מנתבת אותה לצוות ואז מקצה אותה לנציג. הכללים רצים לפי הסדר, מהספציפי אל כלל ברירת המחדל, כך שאף שיחה לא נשארת בלי ידיים.
הכללים שרוב הצוותים מגדירים ראשונים הם פשוטים. ניתוב לפי צוות, כך שפניות מכירה הולכות לתור המכירות, תמיכה לתמיכה, וחיוב למי שאחראי על חיוב. בתוך הצוות, איזון לפי עומס עם סבב או הקצאה לפנוי ביותר, כדי שהשיחות החדשות יתפזרו במקום להיערם על נציג אחד. שיחות של לקוחות VIP או לקוחות בעלי שם נשלחות ישירות לאחראי מסוים. לכל מה שלא תואם אף כלל אחר יש תור ברירת מחדל, כך שאף שיחה לא נשארת ללא בעלים.
מה שהופך את הכללים האלה למשתלמים הוא שהם נאכפים וקל לבדוק אותם, ולא ידע שעובר בעל פה. המנהל רואה את התור החי, מי מחזיק כל שיחה פתוחה, איזה נציג העמוס ביותר, ואילו שיחות עברו את חלון המענה, ואז מקצה מחדש בפעולה אחת ומשאיר הערה שהנציג הבא קורא ראשונה. ההסלמה וההעברה מבוט לאדם פועלות לפי אותם כללים, כך ששיחה שנתקעת מועברת לפי מדיניות ולא לפי מי שבמקרה שם לב.